Beschwerdeverfahren bei Kraker Trailers
1. Definitionen
Reklamation
Jede vernünftigerweise identifizierbare, mündliche oder schriftliche Äußerung der Unzufriedenheit über die Privatsphäre der Person.
Beschwerdeführer
Die betroffene Person oder ihr Vertreter, der eine Beschwerde einreicht.
Beschwerderegelung
Dieses Dokument.
Beauftragter für Reklamationen
Der von Kraker Trailers benannte "Beschwerdebeauftragte", dem die Bearbeitung der Beschwerde übertragen wurde.
Anmeldeformular für Beschwerden
Ein internes Formular, das für die Durchführung des im Beschwerdesystem vorgesehenen Verfahrens verwendet wird.
2. Zielsetzungen
Die Ziele des Beschwerdeverfahrens sind:
1. ein Verfahren einzurichten, um Beschwerden von Betroffenen innerhalb einer angemessenen Frist konstruktiv zu bearbeiten;
2. ein Verfahren einzurichten, mit dem die Ursachen von Beschwerden der Betroffenen ermittelt werden können;
3. Aufrechterhaltung und Verbesserung bestehender Beziehungen durch angemessene Bearbeitung von Beschwerden;
4. Schulung der Mitarbeiter in der gezielten Reaktion auf Beschwerden;
5. Verbesserung der Qualität der Dienstleistungen durch Bearbeitung und Analyse von Beschwerden.
3. Unterrichtung der betroffenen Person
Der Beschwerdebeauftragte
1. weist den Beschwerdeführer darauf hin, dass Kraker Trailers über ein Beschwerdeverfahren verfügt;
weist den Beschwerdeführer darauf hin, dass er auch eine Beschwerde bei der Behörde für personenbezogene Daten einreichen kann:
Wenn Sie sich über die Art und Weise der Bearbeitung der Beschwerde oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns beschweren möchten, können Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde gemäß § 57 AVG einreichen. Diese ist erreichbar unter der Telefonnummer 0900 - 2001201, per Post: PO Box 93374, 2509 AJ DEN HAAG.
4. Das interne Beschwerdeverfahren
1. Die beschwerdeführende Person versucht, gemeinsam mit dem Beschwerdeführer eine Lösung zu finden, unabhängig davon, ob sie den Beschwerdebeauftragten konsultiert hat oder nicht;
2. Die beschwerdeführende Person bzw. der Beschwerdebeauftragte sorgt dafür, dass die Beschwerde gemäß dieser Beschwerdeordnung ordnungsgemäß bearbeitet wird;
3. Die Vertraulichkeit ist unter allen Umständen zu gewährleisten;
4. Die Entscheidung über die Beschwerde ist dem Beschwerdeführer mitzuteilen.
5. Registrierung der Beschwerde
1. Alle Beschwerden werden über ict@krakertrailers.nl registriert;
2. Der Beschwerdebeauftragte nimmt die Beschwerde auf und klassifiziert sie;
3. Die Beschwerde ist geheim;
- Nach der Art der Einreichung als
A. mündlich
B. schriftlich
- je nach Art der Beschwerde nach den folgenden Kategorien
I. Beschwerden über die Methoden/Verhaltensweisen des Täters
II. Beschwerden über datenschutzrechtliche Aspekte der Dienstleistungserbringung
III. Beschwerden über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person
IV. Beschwerden über Dienstleistungen im Allgemeinen
4. Eine Beschwerde kann in mehrere Klassen unterteilt werden;
5. Wurde die Beschwerde beigelegt, so vermerken die für die Beschwerde verantwortliche Person und der Beschwerdebeauftragte die Art und Weise der Erledigung auf dem Beschwerdeformular.
6. Zuständigkeiten
1. Der Beschwerdeführer und anschließend der Beschwerdebeauftragte sind für die Bearbeitung und Beilegung von Beschwerden zuständig;
2. Der Beschwerdebeauftragte ist dafür verantwortlich, dass das Beschwerdeformular vollständig ausgefüllt wird;
3. Der Verursacher der Beschwerde hat den Beschwerdebeauftragten über die weitere Behandlung der Beschwerde auf dem Laufenden zu halten;
4. Die Reklamation muss von Kraker Trailers innerhalb von vier Wochen schriftlich erledigt werden;
5. Der Beschwerdebeauftragte übermittelt dem Beschwerdeführer eine Antwort;
6. Der Beschwerdebeauftragte führt die Beschwerdeakte.
7. Analyse der Beschwerden
1. Die Formulare für die Registrierung von Beschwerden werden nach Erledigung der Beschwerde beim Beschwerdebeauftragten abgeholt;
2. Der Beschwerdebeauftragte erstellt in regelmäßigen Abständen Berichte über die Bearbeitung von Beschwerden;
3. Der Beschwerdebeauftragte verarbeitet die Daten und erstellt eine jährliche Analyse;
4. Der Beschwerdebeauftragte gibt auch Empfehlungen zur Vermeidung neuer Beschwerden und zur Verbesserung der Verfahren.
8. Interne Diskussion
1. Einmal im Jahr werden die Beschwerdedaten auf der Grundlage einer Analyse erörtert;
2. Maßnahmen zur Verbesserung werden vorbereitet und geplant;
3. Der Beschwerdebeauftragte ist für die Vorbereitung dieses Treffens und die Analyse verantwortlich.
9. Vorbeugende Maßnahmen
1. Auf der Grundlage der jährlichen Analyse des Beschwerdebeauftragten entscheidet die Geschäftsführung von Kraker Trailers über die zu treffenden Präventivmaßnahmen zur Verbesserung der Qualität der Verarbeitung personenbezogener Daten und des Schutzes der (Persönlichkeits-)Rechte der betroffenen Personen;
2. Die zu treffenden Maßnahmen werden dem Personal zusammen mit der Analyse (Lernen) vorgestellt.